Kesäjuhlat ovat loistava tapa kiittää työntekijöitä ja vahvistaa tiimihenkeä, mutta niihin liittyy myös tärkeitä verotuksellisia seikkoja, jotka yritysten on hyvä ottaa huomioon. Tässä katsaus siihen, mitä yritysten on hyvä tietää kesäjuhlista ja verotuksesta Suomessa.
Kesäjuhlat ja verotus työnantajan näkökulmasta
Verovapaat edut:
- Henkilökunnan virkistystilaisuudet: Kun työnantaja järjestää kesäjuhlan ja se on suunnattu koko henkilöstölle, kyseessä on tavanomainen ja kohtuullinen virkistystilaisuus, josta ei synny veronalaista etua työntekijöille.
- Kohtuullisuuden määrittely: Tavanomaisena ja kohtuullisena pidetään tilaisuuksia, jotka järjestetään kerran tai kaksi vuodessa ja joiden kustannukset pysyvät maltillisina.
Verotettavat edut:
- Perheiden osallistuminen: Jos työntekijöiden perheenjäsenet kutsutaan mukaan ja kustannukset ylittävät kohtuullisen rajan, työntekijöille voi syntyä veronalaista etua.
- Yksityistilaisuudet: Tilaisuudet, jotka eivät ole avoimia kaikille työntekijöille tai eivät täytä virkistystoiminnan määritelmää, voivat johtaa verotettavan edun syntymiseen.
Vähennyskelpoisuus:
- Edustusmenot: Mikäli kesäjuhlaan osallistuu myös yrityksen ulkopuolisia, kuten asiakkaita tai yhteistyökumppaneita, osa kuluista voidaan laskea edustusmenoiksi, joista 50 % on vähennyskelpoisia verotuksessa.
- Virkistystoiminta: Henkilökunnan virkistystilaisuuksiin liittyvät kustannukset ovat yritykselle vähennyskelpoisia henkilöstömenoina, eivät edustusmenoina, ja ovat siten kokonaan vähennyskelpoisia.
Työntekijän näkökulmasta
Verovapaa etu:
- Työntekijät eivät joudu maksamaan veroa tavanomaisista ja kohtuullisista virkistystilaisuuksista, jotka työnantaja järjestää.
Veronalainen etu:
- Jos tilaisuus ei täytä tavanomaisen ja kohtuullisen virkistystoiminnan kriteerejä, kuten jos juhla on suunnattu vain osalle henkilökunnasta tai kustannukset ovat erittäin korkeat, työntekijöille voi syntyä verotettavaa etua.
Käytännön vinkkejä kesäjuhlien järjestämiseen
- Budjetointi: Suunnittele juhlan budjetti tarkasti ja pidä kustannukset maltillisina, jotta vältät verotettavan edun syntymisen.
- Osallistujat: Varmista, että tilaisuus on avoin kaikille työntekijöille, jotta se säilyy verovapaana virkistystilaisuutena.
- Dokumentointi: Säilytä kuitit ja muut dokumentit kuluista, jotta voit tarvittaessa osoittaa verottajalle, että kyseessä on tavanomainen ja kohtuullinen henkilökunnan virkistystilaisuus.
- Viestintä: Informoi työntekijöitä selkeästi tilaisuuden luonteesta ja osallistujakäytännöistä, jotta he ymmärtävät tilaisuuden verovapaan luonteen.
Kesäjuhlat voivat olla erinomainen tapa rakentaa tiimihenkeä ja palkita työntekijöitä heidän panoksestaan. Kun otat huomioon verotukselliset näkökohdat ja suunnittelet tilaisuuden huolellisesti, varmistat, että juhlat sujuvat ongelmitta ja säilyvät verovapaina etuina sekä työnantajalle että työntekijöille.
Kysy lisää: tuija@humberg.fi