Kuvitellaanpa tilanne. On perjantai-ilta ja päätät, että nyt on hyvä hetki hoitaa matkalaskut pois alta. Kirjanpitäjä on jo pari kertaa muistutellut, että ne pitäisi ilmoittaa sinne tulorekisteriin. Avaat läppärin, otat esiin vihon, kuitit, ja… no, lähinnä toivot parasta.
“Joo, kyllä minä nämä muistan. Kävin Oulussa, se oli… öö… taisi olla maaliskuussa? Vai oliko sittenkin huhtikuussa. No, laitetaan nyt joku päivä tähän.”
Sormet naputtelevat Exceliä vauhdilla. Hermokin on jo niin kireällä, mielesi tekisi avata kaljapullo ja lysähtää sohvalle. Kiroat kirjanpitäjänkin pariin kertaan matkan varrella, miksi sekin näitä koko ajan kyselee. Hups heijaa silmiisi osuu tilioteella: Ostot Sokos, Tampere. Samana päivänä, jolloin olit muka Oulussa, mutta antaa mennä ei se nyt ole niin tarkkaa.
Kyllä se on tarkkaa, tekoäly on keksitty ja verotarkastuksen tullessa, mitä luulet, käyttääkö verohallinto tekoälyä? – No käyttääpä hyvinkin. Eli kiinni jäit ja siinä ei sitten selittelyt välttämättä enää riitä. Saattoi tulla kalliiksi se Oulun reissu.
Miksi tämä käy niin usein?
Totuus on, että arki on kiireistä ja paperihommat on monen mielestä tylsiä. Reissuun lähdetään aamulla, palataan illalla, kuitit sujahtavat taskun pohjalle ja ajatukset jo seuraavaan projektiin. Matkalasku jää tekemättä, koska “teen sen huomenna”. Ja sitten niitä huomisia kertyy muutama kymmenen.
Kun lopulta alat kirjoittaa jälkikäteen, koko homma muuttuu salapoliisityöksi: kalenteri, sähköpostit, hotellivaraukset, bensakuitit… vähän niin kuin palapeli, josta puuttuu pari tärkeää palaa ja kaikki varapäreetkin on jo käytetty. Hermothan siinä menee.
Mitä matkalaskussa oikeasti pitää olla?
Ja tässä kohtaa tarinan realismi astuu esiin. Matkalasku ei ole muistelmateos eikä tilkkutäkki, vaan virallinen paperi. Sen täytyy sisältää vähintään:
- Matkan tarkoitus – miksi olit matkalla (asiakasneuvottelu, koulutus, messut).
- Aika ja paikka – päivämäärät, kellonajat, mistä ja minne.
- Kulut – junaliput, polttoaine, parkkimaksut yms.
- Päivärahat – jos ehdot täyttyvät, mutta ei muuten.
Ja kaiken tulee olla totta. Verottajaa ei vakuuta selitys “no suurin piirtein tähän aikaan olin jossain päin Suomea”.
Mitä tästä oppii?
Kun tekee matkalaskut heti reissun jälkeen, elämä helpottuu. Ei tarvitse arpoa, oliko se Oulu vai Tampere – kalenterista ja kuiteista löytyy faktat tuoreeltaan. Ja mikä parasta: verotarkastuksen sattuessa kohdalle voit nojautua taaksepäin rennosti, eikä tarvitse selittää, miksi Sokoksen ostokset osuvat samalle päivälle “bisnesmatkan” kanssa.
Ja loppujen lopuksi – onhan se mukavampi kirjoittaa tositarina kuin jännitysnäytelmä, jossa päähenkilö yrittää muistaa, oliko viime tiistaina Oulussa, Tampereella vai ihan vaan Sokoksen kassajonossa.
Tarvitsetko apua? Ota yhteyttä: tuija@humberg.fi
