Digitalisaatio on mullistanut taloushallinnon, tehostanut prosesseja ja tuonut reaaliaikaisen tiedon yritysten ulottuville. Procountor, eturivin sähköinen taloushallinto-ohjelmisto, on tässä muutoksessa avainroolissa. Se tarjoaa kokonaisvaltaisia ratkaisuja kirjanpitoon, laskutukseen ja palkanlaskentaan, mahdollistaen yrityksille nopeat päätökset ja strategisen suunnittelun.
Procountorin avulla pienet ja keskisuuret yritykset pääsevät käsiksi työkaluihin, jotka parantavat kilpailukykyä ja tehostavat taloushallintoa. Tässä artikkelissa käsittelemme Procountorin hyötyjä yrittäjälle sekä sen käyttöönoton vaiheita, tarjoten kattavan oppaan siitä, miten tämä sähköinen taloushallinto-ohjelmisto voi tehostaa yrityksesi toimintaa.
Procountorin keskeiset hyödyt yrittäjille
Procountor tarjoaa kattavan valikoiman ominaisuuksia, jotka tehostavat yrityksen taloushallintoa ja automatisoivat monia aikaa vieviä prosesseja. Tässä muutamia keskeisiä hyötyjä, joita Procountor tuo yrityksellesi:
Laskutus ja saatavien hallinta
- Voit laatia ja lähettää laskuja yksittäin tai massana, joko omalla logollasi varustettuina verkkolaskuina, suoraan sähköpostitse tai ajastetusti.
- Procountoriin integroitu tulostuspalvelu mahdollistaa paperilaskujen lähettämisen ilman kirjekuorien manuaalista käsittelyä.
- Käytettävissäsi on myös asiakas- ja tuoterekisteri, tehokas haku, kattavat raportointitoiminnot, maksumuistutukset, myyntireskontra ja monia muita ominaisuuksia.
Pankkiyhteydet
Procountor mahdollistaa laskujen maksamisen ja tiliotteiden sekä viitemaksujen vastaanottamisen suoraan ohjelmasta. Tämä edellyttää pankkiyhteysvaltuutuksen täyttämistä, jonka myötä voit hyödyntää suomalaisten ja pohjoismaisten pankkien kattavia yhteyksiä Procountorissa.
Maksuvahti
Procountor sisältää automatisoidun muistutus- ja perintäpalvelun, joka helpottaa laskujen maksuvalvontaa ja auttaa pitämään luottotappiot kurissa. Maksuvahti muistuttaa asiakkaita automaattisesti erääntyvistä laskuista ja asiantunteva perintätoimisto huolehtii saatavien kotiuttamisesta tehokkaasti.
Kulujen ja ostolaskujen hallinta
Voit maksaa ostolaskut helposti Procountorissa ilman erillistä kirjautumista verkkopankkiin. Saat verkkolaskut ja skannatut laskut suoraan ohjelmaan, ja voit myös tallentaa saapuneita laskuja manuaalisesti.
Matkalaskut ja palkanlaskenta
Procountor mahdollistaa omien matkalaskujen laatimisen kaikilta käyttäjiltä, myös mobiilisovelluksen kautta suoraan tien päältä. Päivärahat ja kilometrikorvaukset päivittyvät automaattisesti, ja kirjanpito hoituu kätevästi taustalla.
Sisältyvä palkanlaskentaohjelmisto tekee palkkojen laskemisesta, maksamisesta ja viranomaisilmoituksista täysin sähköistä.
Monipuoliset kirjanpito- ja raportointityökalut
Procountor tarjoaa joustavuutta kirjanpidon hoitamisessa, mahdollistaen sekä itse kirjanpidon tekemisen että ulkoistamisen kirjanpitäjälle. Kaikilla tositteilla on automaattinen kirjanpito taustalla, joka perustuu asetettuihin oletuksiin, tehostaen kirjanpidon prosesseja. Käyttäjille tarjotaan myös kattavat kirjanpitoraportit ja tilinpäätöstyökalut, jotka ovat välttämättömiä yrityksen talouden seurannassa ja hallinnassa.
Tilintarkastus
Tilintarkastusprosessi on Procountorissa suunniteltu tehokkaaksi ja turvalliseksi. Tilitoimisto ja tilintarkastaja pääsevät käsiksi samoihin tietoihin ja raportteihin, mikä parantaa tiedonkulkua ja tehostaa tilintarkastajan työskentelyä. Procountorin automatisoidut prosessit vähentävät virheiden määrää ja tekevät manuaalisesta työstä tarpeetonta.
Viranomaisilmoitukset
Procountor yksinkertaistaa viranomaisilmoitusten tekemistä, mahdollistaen ilmoitusten ja niihin liittyvien maksujen suorittamisen suoraan ohjelmasta. Tämä sisältää oma-aloitteiset verot, tuloveroilmoituslomakkeet, ALV-yhteenvetoilmoitukset ja tulorekisteri-ilmoitukset, tehostaen kuukausi- ja vuosi-ilmoitusten käsittelyä.
Yrityksen talouden seuraaminen reaaliajassa
Procountor tarjoaa laajan valikoiman raportointityökaluja, jotka mahdollistavat yrityksen talouden seuraamisen reaaliajassa. Raporttivalikoimaan kuuluvat muun muassa kirjanpito-, myynti-, kulu- ja palkkaraportit sekä dimensio- ja maksuraportit. Joustavat raporttikaavat mahdollistavat tietojen esittämisen yrityksen tarpeiden mukaisesti.
Tekoäly
Procountor Juniorin ansiosta kirjanpito muuttuu entistä reaaliaikaisemmaksi. Tekoälyn avulla tietomassoja voidaan prosessoida nopeasti, tarjoten yritysjohdolle ajantasaisen taloustiedon päätöksenteon tueksi. Procountor Junior nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä ja on maksuton kaikille Procountor Taloushallinnon käyttäjille. Lisäksi Procountor Junior Dimensiointi tuo tekoälyn avun dimensiointiprosesseihin, tehden taloushallinnosta vieläkin tehokkaampaa.
Käyttäjät
Procountor Taloushallinto tukee rajatonta määrää käyttäjiä kaikissa versioissaan, mahdollistaen koko henkilöstön pääsyn ohjelmaan tarpeen mukaan. Työntekijät voivat luoda matka- ja kululaskuja sekä tarkastella itselleen relevantteja tietoja, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja tehostaa taloushallinnon prosesseja yrityksessä.
Procountorin monipuoliset ominaisuudet ja työkalut tarjoavat yrityksille tehokkaat ratkaisut taloushallinnon haasteisiin, tehostaen toimintaa ja parantaen päätöksentekoa reaaliaikaisen taloustiedon avulla.
Tietoturva
Procountorin käyttö pilvipalveluna takaa korkeatasoisen tietoturvan. Kaksoistunnistus, vaihtuvat tunnisteet ja Procountor Avain -sovellus varmistavat kirjautumisen turvallisuuden. Kaikki yhteydet Procountoriin ovat salattuja, ja palvelu suorittaa jatkuvia varmuuskopioita, jotta voit luottaa tietojesi pysyvän tallessa ja turvassa.
Arkistointi
Procountorin sähköinen arkisto tallentaa automaattisesti kaikki tositteet, mahdollistaen helpon pääsyn ja haun tarvittaviin tietoihin. Tämä tekee dokumenttien hallinnasta ja säilytyksestä vaivatonta, tehostaen yrityksen toimintaa ja täyttäen viranomaisten vaatimukset sähköisestä arkistoinnista.
Lisäominaisuudet
Procountorin monipuoliset lisäominaisuudet mahdollistavat ohjelmiston räätälöinnin yrityksesi yksilöllisiin tarpeisiin. Näitä ovat muun muassa:
- Dokumentinhallinta: Hallitse kaikki yrityksesi dokumentit yhdestä paikasta.
- Allekirjoituspalvelu: Sähköiset allekirjoitukset tehostavat sopimusprosesseja.
- Töiden laskutus: Laskuta työt nopeasti ja vaivattomasti.
- Joukkolaskutus: Tehokas ratkaisu toistuvaan laskutukseen.
- Sopimuslaskutus: Automaattinen laskutus toistuvista sopimuksista.
- Varastonhallinta: Pidä kirjaa varastotilanteesta reaaliajassa.
- Automaattisiirtoliittymä: Sujuvoita tietojen siirtoa eri järjestelmien välillä.
- Eurocard-liittymä: Integroi yrityskorttitapahtumat suoraan kirjanpitoon.
- Konsernilaskenta: Hallitse konsernin talouslukuja yhdessä paikassa.
- Dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus: Räätälöi käyttöoikeudet henkilöstölle tarkasti.
Integraatiot
Procountorin avulla voit yhdistää tarvittavat ohjelmistot saumattomasti toisiinsa, joko reaaliaikaisen rajapinnan tai siirtotiedostojen kautta. Kaikki yhteensopivat ohjelmistot löydät Procountor Storesta, mikä helpottaa tarvittavien työkalujen löytämistä ja integroimista osaksi yrityksesi taloushallintoa.
Procountor tarjoaa kattavan ja turvallisen ratkaisun yrityksesi taloushallinnon tarpeisiin, yhdistäen tietoturvan, tehokkaan arkistoinnin ja monipuoliset lisäominaisuudet sekä integraatiomahdollisuudet. Tämän avulla voit keskittyä yrityksesi kasvuun ja kehittämiseen, tietäen että taloushallinto on järjestelmällisesti hoidettu.
Procountorin käyttöönotto
1. Valmistelu ja tarpeiden kartoitus
Procountorin käyttöönotto alkaa yrityksen tarpeiden ja tavoitteiden syvällisellä ymmärtämisellä. Tässä vaiheessa on tärkeää arvioida, miten Procountor voi parhaiten tukea yrityksen taloushallinnon prosesseja. Tämä sisältää nykyisten prosessien tarkastelun, puutteiden tunnistamisen ja tulevaisuuden tarpeiden ennustamisen.
2. Sopimus ja käyttöönoton suunnittelu
Kun tarpeet on kartoitettu, seuraa sopimuksen tekeminen Procountorin kanssa. Tämän jälkeen laaditaan yksityiskohtainen suunnitelma käyttöönotolle, joka kattaa kaikki vaiheet aikatauluineen. Suunnitteluvaiheessa määritetään myös vastuuhenkilöt ja kommunikaatiokanavat, varmistaen sujuvan etenemisen koko prosessin ajan.
3. Koulutus ja tuki
Ennen varsinaista käyttöönottoa Procountor tarjoaa koulutusta ja tukea varmistaakseen, että kaikki käyttäjät ovat valmiita hyödyntämään ohjelmistoa tehokkaasti. Koulutus voi sisältää webinaareja, käyttöopastuksia ja tukimateriaaleja, jotka auttavat uusia käyttäjiä pääsemään nopeasti alkuun.
4. Integraatiot ja järjestelmien yhdistäminen
Eräs Procountorin käyttöönoton keskeisistä vaiheista on sen integroiminen muihin käytössä oleviin järjestelmiin ja ohjelmistoihin. Tämä varmistaa tiedon sujuvan liikkumisen eri järjestelmien välillä, tehostaen taloushallinnon prosesseja ja vähentäen manuaalista työtä.
5. Testaus ja opettelu
Ennen kuin Procountor otetaan täysimittaisesti käyttöön, suoritetaan ohjelmiston testaus. Tämä vaihe sisältää sekä ohjelmiston toiminnallisuuden testaamisen että käyttäjien kouluttamisen, varmistaen, että kaikki toimii odotetusti ja että käyttäjät osaavat hyödyntää ohjelmistoa tehokkaasti.
6. Arviointi ja kehitys
Käyttöönoton jälkeen on tärkeää arvioida prosessin onnistumista ja ohjelmiston soveltuvuutta yrityksen tarpeisiin. Jatkuvan palautteen kerääminen käyttäjiltä ja prosessien tarkastelu mahdollistavat Procountorin käytön kehittämisen ja optimoinnin pitkällä tähtäimellä.
Procountorin käyttöönotto on merkittävä askel kohti tehokkaampaa ja modernimpaa taloushallintoa. Huolellisella suunnittelulla, koulutuksella ja tukiprosesseilla varmistetaan, että siirtymä uuteen järjestelmään on sujuva ja että yritys saavuttaa maksimaalisen hyödyn investoinnistaan.
Me Humbergilla autamme mielellämme Procountorin käyttöönotossa ja koulutuksessa. Ota yhteyttä: tuija@humberg.fi
