Email

tuija.humberg(at)humberg.fi

Tilitoimisto-Humberg_logo

Soita!

+ 358 40 837 8166

Blogi

Whatsapp ja muut someviestimet – ovatko ne sopivia tilitoimiston viestintään?

04/07/2024

Vaikka Whatsapp ja muut someviestimet voivat kuulostaa näppäriltä viestintävälineiltä, meidän tilitoimistossamme emme ota toimeksiantoja vastaan kuin sähköpostilla. Tässä blogipostauksessa kerron, miksi olemme valinneet tämän käytännön ja miksi se on paras vaihtoehto asiakkaillemme ja meille.

Viestien hallinnan haasteet

Illalla sohvalla istuessani saatan saada kymmeniä viestejä eri asiakkailta. Viestien sisältö vaihtelee paljon:

  • Palkkatietoja
  • Verokortteja
  • Työsopimuksia
  • Maksettavia laskuja
  • Maksukehotuksia
  • Kassatilityksiä

Lähes aina nämä viestit on kuvattu miten sattuu: tekstistä ei saa selvää, kuvissa näkyy varpaat, sormet tai naapurin kissa. Tällaiset tositteet pitäisi liittää kirjanpitoon, mikä ei anna kovin uskottavaa kuvaa yrityksen toiminnasta. Illalla tulleet viestit pitäisi aamulla muistaa lukea ja käsitellä, lähetetyt laskut tallentaa uudelleen omalle koneelle ja siirtää Procountoriin. Tämä ei yksinkertaisesti toimi.

Mikä on sinulle helppoa, ei aina ole sinulle halvin ja paras vaihtoehto.

Tietoturva

Vaikka Whatsapp ilmoittaa, että tietoturva on tärkeä osa sen toimintaa ja se käyttää useita suojauskeinoja, jotta käyttäjien tiedot ovat turvassa, minä en silti lähettäisi sen välityksellä dokumentteja, joissa on henkilötietoja eli ns. GDPR-tietosuojan alaista tietoa. Sähköposti on tässä tapauksessa turvallisempi ja hallitumpi vaihtoehto.

Vinkkejä joustavaan taloushallintoon

  1. Verkkolaskut käyttöön: Jos sinulle tulee laskuja postin tai sähköpostin kautta, pyydä jatkossa ne verkkolaskuina. Jos sinulla ei ole tiedossa verkkolaskuosoitetta, laita meille viestiä ja lähetämme sinulle yrityksesi verkkolaskutiedotteen, jonka voit lähettää eteenpäin.
  2. Laskujen maksaminen Procountorista: Maksa laskut suoraan Procountorista. Jos lasku on tullut Procountoriin, älä missään tapauksessa kuvaa sitä uudelleen kuittisovellukseen. Kaikki verkkopankista maksetut laskut tulee toimittaa tilitoimistoon tai kuvata kuittisovellukseen.
  3. Kuittisovelluksen käyttö: Kuittisovellukseen tulisi kuvata vain yrityksen pankkikortilla tehdyt ostot. Omista ostoista (omalla kortilla tai omalla rahalla) tulisi tehdä kulutilitys. Tämä onnistuu näppärästi Procountorin kautta.

Muista, että vaikka Whatsappin kautta dokumenttien lähettäminen voi tuntua kätevältä, se ei toimi tilitoimiston viestintäkanavana. Whatsappin kautta lähetetyt dokumentit aiheuttavat meille moninkertaisen työn. Sähköposti tarjoaa paremman tietoturvan ja hallittavuuden, mikä on ensiarvoisen tärkeää luotettavassa kirjanpidossa.

Kaikki tietoturva-asetuksen mukaiset henkilötietodokumentit tulisi lähettää suojatun sähköpostin välityksellä. Jos sinulla ei ole käytössäsi Microsoftin suojattua sähköpostia, voit käyttää ilmaista palvelua, kuten WeTransfer. Tässä on linkki, jonka kautta voit lähettää dokumentit turvallisesti: https://wetransfer.com/. Näin varmistamme, että kaikki tärkeät tiedot käsitellään asianmukaisesti ja turvallisesti.

Blogi Humberg

Millainen ongelma tai muutostoive on edessäsi?

Kerro tilanteesi ottamalla yhteyttä!